Diarium, arkiv och sekretess

Kommunen måste ta hand om alla ärenden och handlingar på ett säkert sätt.

De ska lagras så att både medborgarna och kommunens tjänstemän lätt kan hitta dem.

I Hörby kommuns diarier finns de olika nämndernas och förvaltningarnas skrivelser, och kallelser till nämndernas möten. Här finns också protokollen som skrivs efter mötena.

Diariet är ett register som används för att hålla ordning på handlingar som finns inom kommunen. Alla som vill får söka och läsa i diariet. Om du vill titta på äldre handlingar så vänd dig till respektive förvaltnings registrator. Dem kan du nå via kommunens växel.

Varje ärende har ett eget diarienummer som det får när det registreras i diariet. Det kan till exempel vara 55/2018. Alla handlingar som hör till samma ärende samlas under samma diarienummer.

Vad är ett ärende?

Ett ärende är ett antal handlingar som bildar ett underlag, som sedan leder till ett beslut eller en åtgärd. Det kan börja med att en medborgare skickar in en ansökan eller en anmälan till kommunen. Kommunen kan också själv påbörja ett ärende genom att ta fram ett underlag som sedan används när en nämnd ska fatta ett beslut. Några exempel  på ärenden är bidragsärenden, planärenden och tillståndsärenden.

Kommunens arkiv

I Hörby kommuns arkiv finns handlingar sparade från 1800-talet och framåt.

Det mesta av materialet är sådant som kommunen själv eller någon av dess föregångare har skapat eller fått in, till exempel protokoll från styrelser och nämnder eller diarieförda handlingar. Det finns också handlingar från olika föreningar som är och har varit aktiva inom kommunen.

Eftersom du som medborgare ska kunna ha insyn i kommunens verksamhet kan alla uppgifter som inte är sekretessbelagda begäras ut av vem som helst enligt offentlighetsprincipen.

Om du vill begära ut handlingar är du välkommen att höra av dig till vår arkivarie.

Tänk då på att du ger arkivarien så mycket information om ärendet som möjligt eftersom det underlättar att hitta just de handlingar du vill ta del av.

Här kan du läsa mer

Tryckfrihetsförordningen

Personuppgiftslagen

Arkivlagen

Riksarkivets allmänna föreskrifter