Hur kan du använda diariet?

De allmänna handlingarna i diariet finns både som pappersdokument och som digitala filer, mejl och fax.

Alla handlingar utom de som omfattas av sekretess kan lämnas ut om du ber om det.

En handling är allmän om den:

• förvaras hos en myndighet. Den kan förvaras både elektroniskt och i pappersform.
• har inkommit till myndigheten. Den kan ha skickats dit eller lämnats in.
• är upprättad. Handlingen räknas som upprättad till exempel när den är färdigskriven, när den har skickats eller när ärendet som handlingen tillhör är klart.
• är ett justerat protokoll. Det innebär att protokollet har godkänts.

Några handlingar är belagda med sekretess

Du kan inte begära ut handlingar som är sekretessbelagda (hemliga). Vilka handlingar som är sekretessbelagda bestäms av offentlighets- och sekretesslagen. Det kan till exempel vara handlingar som handlar om en enskild persons personliga förhållanden.

Du får inte heller begära ut internt arbetsmaterial. Det får bara läsas av de som är anställda på kommunen.

Alla uppgifter i diarierna granskas enligt offentlighets- och sekretesslagen och dataskyddsförordningen innan de lämnas ut.

Så får du handlingarna

Hörby kommun tar ingen avgift för att lämna ut kopior på handlingar under 10 sidor. Du hittar de aktuella avgifterna för andra utskrifter under ”Avgifter” på den här sidan.

Om du besöker kommunen och begär att få ta del av handlingar ska du kunna få ut handlingen samma dag, eller få besked om att du inte har rätt att begära ut den. Om du har begärt ut ett mer omfattande material får beskedet dröja några extra dagar. Det gäller även om kommunen behöver ta ställning till att handlingen är allmän och offentlig.

Om du mejlar eller ringer och begär ut handlingar som innehåller personuppgifter kan vi inte mejla dem till dig. I stället skickar vi dem med brev med postförskott.

Möjlighet att överklaga

Om vi nekar att lämna ut en handling och du tycker att vi har gjort en felaktig bedömning, har du rätt att få ett skriftligt beslut som du kan överklaga. I beslutet framgår hur du går tillväga för att överklaga.